İlaçlama firmalarında HYB hazırlığı: Saha kayıtları

İlk gözlem ile uygulamayı ayırın

Müşteri şikâyeti, sahada gözlenen durum ve yapılan işlem aynı bilgi değildir. Bunları ayrı alanlarda kaydetmek sonraki değerlendirmeyi kolaylaştırır. Müşterinin bildirdiği sorun sahada doğrulanamadıysa bunu açık yazın; gözlenmeyen bulguları gerçekleşmiş gibi kaydetmeyin.

Tesisin bölümleri, erişim koşulları ve takip noktaları iş emriyle ilişkilendirilebilir. Müşteri tarafından giderilmesi gereken yapısal veya işletmesel durumlar varsa bunları uygulama kaydından ayrı bir öneri alanında belirtin. Bu önerilerin takibi için sorumlu ve tarih belirlemek yararlıdır.

Saha dosyasında önerilen kayıt zinciri

• Tesis ve hizmet kapsamı bilgisi.
• Gözlem veya izleme kaydı ve ilgili bölüm.
• Ekip görevlendirmesi ve hizmet tarihi.
• Yapılan işin ve gerektiğinde kullanılan ürünlerin izlenebilir kaydı.
• Müşteriye iletilen öneriler ve tamamlanmayan işler.
• Sonraki kontrolün amacı ve önceki bulguyla bağlantısı.

Kayıt alanlarını standardın ve ilgili düzenlemelerin şartlarıyla uyumlu hale getirin. Buradaki liste doz, ürün seçimi veya uygulama yöntemi önermez. Bu kararlar izinli kullanım, etiket bilgileri ve yetkin teknik değerlendirme çerçevesinde verilmelidir.

Örnek: Düzenli hizmet verilen bir işletme

Bir tesiste önceki ziyarette açık bırakılan bir giriş noktası tespit edilmiş olsun. Sonraki ziyarette yalnızca yeni uygulamayı yazmak yerine giriş noktasının durumunu da kontrol edin. Sorun devam ediyorsa önceki kayda bağlantı kurun ve müşteri bilgilendirmesini kaydedin. Böylece hizmet, birbirinden kopuk ziyaret formlarından oluşmaz.

Nokta numaraları veya tesis planı değiştiğinde eski ve yeni düzen arasındaki bağlantıyı koruyun. Aksi halde zaman içindeki gözlem sonuçlarını karşılaştırmak zorlaşır. Plan üzerinde kullanılan kodların saha etiketleriyle tutarlı olması önemlidir.

HYB hazırlığında yaygın kayıt sorunları

Bütün tesisler için aynı hazır açıklamanın kullanılması, sahadaki farkları görünmez kılar. Tarih, alan ve ekip bilgilerinin eksik olması da izlenebilirliği zayıflatır. İş kayıtlarını örnekleyerek gözden geçirmek, yalnızca boş form şablonlarını kontrol etmekten daha yararlıdır.

Sık sorulan soru: HYB ile uygulama iş yeri izinleri aynı mı?

Hayır; belge türlerini birbirinin yerine kullanmayın. Faaliyetin izin ve ruhsat boyutunu ilgili yetkili kurumla, hizmet yeterliliği boyutunu TSE kapsamıyla değerlendirin. Müşteriye sunulan dosyada her belgenin neyi gösterdiği açık olmalıdır.