TSE HYB incelemesinde eksiklikler için aksiyon planı

Bulguyu olduğu gibi kaydedin

İnceleme notunu kendi yorumunuzla kısaltırken anlamını değiştirmeyin. Bulgu numarası, açıklama, ilgili kayıt ve bildirilen süre gibi bilgileri aynı yerde tutun. Açıklama belirsizse hangi kanıtın beklendiğini ilgili birime sorun. Bir konuyu yanlış anlayarak hazırlanan dosya, eksikliği çözmeden iş yükünü artırabilir.

Aksiyon planında “danışman halledecek” gibi genel bir sorumlu kullanmayın. Satın alma, personel, teknik uygulama ve dosyalama işleri farklı kişiler gerektirebilir. Koordinasyonu yürüten kişiyle işi fiilen tamamlayan kişiyi ayırın.

Düzeltme ile tekrarını önleme farklıdır

Eksik bir alanı doldurmak mevcut kaydı düzeltir. Aynı alanın sonraki işlerde boş bırakılmaması için form tasarımını, eğitim ihtiyacını veya kontrol adımını gözden geçirmek ise daha kalıcı bir çözümdür. Her bulgu için karmaşık bir analiz yöntemi şart koşmak yerine, sorunun nedenini açıklayabilecek kadar ayrıntı kullanın.

Örnek: Ekipman kimliği servis formunda yoksa geçmiş işin cihazını doğrulayın. Sonra formda cihaz kodunu görünür hale getirin ve yeni kayıtları örnekleyin. Cihaz kodunu sadece dosyaya sonradan eklemek, saha ekibinin yeni yöntemi kullandığını göstermez.

Aksiyon tablosunun alanları

• Bulgu ve dayanak açıklaması.
• Mevcut durum için yapılan düzeltme.
• Tekrarı azaltmak için değiştirilen yöntem.
• Sorumlu kişi ve planlanan tamamlanma tarihi.
• Kanıt dosyasının adı veya kayıt numarası.
• Kontrol sonucu ve resmî değerlendirme durumu.

Kanıtın niteliği bulguya uygun olmalıdır. Bir satın alma kaydı cihazın teminini gösterebilir; cihazın doğru kullanılmasını tek başına göstermez. Aynı şekilde imzalı katılım listesi, eğitimin uygulamaya etkisini tek başına kanıtlamayabilir.

Dosyayı göndermeden önce tutarlılığı kontrol edin

Fotoğraf, liste ve formda aynı cihaz veya personel için farklı bilgiler bulunmamalıdır. Dosya adlarına açık açıklamalar verin ve eski sürümleri ayırın. Sunulan kanıtın hangi bulguyla ilişkili olduğunu kısa bir üst yazı veya indeksle belirtmek incelemeyi kolaylaştırır.

Sık sorulan soru: Kapanış süresi her işletmede aynı mı?

Genel bir gün sayısı üzerinden taahhüt vermeyin. İlgili inceleme bildirimindeki süreyi ve işlem yolunu esas alın; yetişmeyecek bir aksiyon varsa bunu gecikmeden görüşün. Belge kararını garanti eden ifadeler yerine açık bir takip ve iletişim düzeni kurun.