TSE HYB hazırlığında personel yetkinlik dosyası

Görevleri unvandan bağımsız tarif edin

Bir çalışanın “teknisyen” unvanı, yaptığı bütün işleri açıklamaz. İşin planlanması, saha uygulaması, ekipman kontrolü, rapor hazırlama ve teslim onayı için ayrı sorumluluklar tanımlayın. Aynı kişi birden fazla görev üstleniyorsa bu durum açıkça görülsün; işi devralabilecek kişi de belirli olsun.

Görev tanımını çalışanla birlikte değerlendirin. Günlük uygulamada kimin karar verdiğini sormadan hazırlanan organizasyon şeması, gerçek çalışma düzenini yansıtmayabilir. Özellikle yeni başlayanlar ve görev değiştirenler için hangi işlerin gözetim altında yapılacağını belirlemek yararlıdır.

Yetkinlik matrisinde kullanılabilecek alanlar

• Çalışanın görevi ve hizmet kapsamındaki sorumlulukları.
• Görev için doğrulanacak eğitim veya mesleki yeterlilik koşulu.
• Mevcut belge, deneyim kaydı veya uygulama değerlendirmesi.
• Eksik yetkinlik için planlanan gelişim faaliyeti.
• Değerlendiren kişi, tarih ve takip sonucu.
• Görev değişikliğinde veya ayrılışta yapılacak güncelleme.

Matris, özel nitelikli kişisel bilgileri herkesle paylaşacağınız bir personel listesi olmamalıdır. İşin yürütülmesi için gerekli bilgileri kullanın; asıl personel dosyalarına erişimi görevle sınırlayın. Müşteriye sunulan yeterlilik özetinde gereksiz kişisel veriler bulunmasın.

Eğitim ile uygulama becerisini birlikte izleyin

Bir eğitime katılmak, her durumda tek başına yeterli uygulama kanıtı değildir. İşletme içi değerlendirme için gözlem, örnek iş incelemesi veya sorumlu eşliğinde uygulama gibi yöntemler planlanabilir. Bunların resmî yeterlilik belgesinin yerine geçtiğini varsaymayın; gerekli belge ile işletme içi gelişim kaydını ayrı tutun.

Örneğin form doldurma eğitimi sonrasında birkaç gerçek iş kaydını inceleyerek eksik alanların azalıp azalmadığını ölçebilirsiniz. “Eğitim verildi” satırı yerine hangi hatanın giderilmek istendiğini ve sonucun nasıl değerlendirildiğini yazın.

Personel değişikliğinde dosya nasıl güncellenir?

Ayrılan çalışanın sorumluluklarını, zimmetli ekipmanını ve açık işlerini gözden geçirin. Yerine gelen kişinin belgeleri ve görev uygunluğu kontrol edilmeden eski ismi değiştirmekle yetinmeyin. Belgelendirme kapsamını etkileyebilecek değişiklikler için ilgili TSE biriminden izlenecek yolu teyit edin.

Sık sorulan soru: Her sektör için aynı personel şartı var mı?

Hayır; tek bir genel sayı veya meslek listesi üzerinden hareket etmek doğru değildir. İşletmenin hizmet kapsamı netleştirildikten sonra gereklilikler değerlendirilmelidir. Danışmanlık hazırlığı, çalışan sayısı vaat etmekten önce görev ve yetkinlik eşleştirmesini görünür hale getirmelidir.